Guía: Almacén
Para quien cuida el almacén: recibir lo que compras, despachar a las áreas, contar y controlar vencimientos.
Qué ves al entrar
- Almacén con tus artículos, su stock, su costo y lo que vence pronto. El costo y el valor del stock solo salen si tienes el permiso «Ver las cifras del negocio»; sin él ves cantidades.
- Pedidos con lo que las áreas esperan que despaches.
- Compras para recibir lo que llega de tus proveedores.
- Asistencia para marcar tu ingreso y tu salida.
Tus tareas del día
Marca tu ingreso
- Entra a Asistencia desde el menú.
- Pulsa «Marcar mi ingreso» y toma tu selfie estando en el local.
- Verás «Marcado a las HH:MM» y tu marca aparece en «Lo que llevas marcado hoy».
En el menú: RRHH → Asistencia
Recibe lo que llega del proveedor
Según tus accesos a Pedidos o Compras
- Entra a Compras y abre la pestaña «Órdenes de compra».
- Pulsa «Registrar recepción» y escribe lo que realmente llegó.
- Pulsa «Recibir e ingresar al almacén»: el stock sube con su lote y costo.
- Si te equivocaste, usa «Extornar recepción» y vuelve a recibir.
En el menú: Operaciones → Compras
Ingresa mercadería sin orden de compra
- En Almacén pulsa «Ingresar mercadería».
- Elige el artículo, la cantidad y el costo por unidad; agrega el vencimiento si lo tiene.
- Si ya lo tenías (no lo compraste ahora), marca «Ya lo tenía» para no generar una deuda.
- Pulsa «Ingresar».
En el menú: Operaciones → Almacén
Despacha los pedidos de las áreas
Según tus accesos a Pedidos o Compras
- Entra a Pedidos: en «Todos los pedidos» ves los de todas las áreas. Abre «Por despachar».
- Pulsa «Despachar» y revisa las cantidades que sacas.
- Pulsa «Despachar y descontar del stock». Los artículos de consumo (detergente, trapos) se entregan sin descontar stock.
En el menú: Operaciones → Pedidos
Cuenta y ajusta tu inventario
- En Almacén abre «Tomar inventario».
- Escribe lo que contaste en cada artículo y pulsa «Guardar N conteo(s)».
- Para un solo artículo, usa «Ajustar por conteo físico»; el kardex deja la diferencia a la vista.
En el menú: Operaciones → Almacén
Revisa vencimientos y qué reponer
- Mira en Almacén los artículos por vencer y los que están bajo su mínimo.
- Abre el kardex de un artículo con «Ver el kardex» para entender su movimiento.
- Avisa a tu encargado qué reponer o crea tú la solicitud de compra.
En el menú: Operaciones → Almacén
Carga o actualiza tu lista por Excel
- En Inventario abre «Cargar lista» y baja la plantilla.
- Llénala con tus artículos y súbela: verás una vista previa de lo que se va a grabar.
- Confirma con «Grabar N artículo(s)». Subir una lista nunca borra lo que ya tienes.
Marca tu salida al terminar
- Antes de irte, entra a Asistencia.
- Pulsa «Marcar mi salida» y toma tu selfie.
- Si te olvidaste, avisa a tu encargado: puede corregir tu marca y deja escrito por qué.
En el menú: RRHH → Asistencia
Si algo está bloqueado
Cuando Cuadra no te deja hacer algo, siempre hay un motivo y un lugar donde resolverlo.
No me deja marcar mi ingreso o mi salida.
Por qué: Cuadra necesita tu ubicación para comprobar que estás en el local.
Qué hacer: Activa el GPS de tu celular y dale permiso al navegador. Si igual no puedes, avisa a tu encargado: puede registrar tu marca desde Asistencia.
En el menú: RRHH → Asistencia
No me deja ingresar un lote: la fecha de vencimiento no es válida.
Por qué: La fecha de vencimiento no puede ser anterior a la fecha en que ingresa la mercadería.
Qué hacer: Corrige la fecha en el ingreso o déjala vacía si el artículo no vence.
En el menú: Operaciones → Almacén
No veo los costos ni el valor del stock.
Por qué: Los montos solo los ve quien tiene el permiso «Ver las cifras del negocio». Las cantidades las ves igual.
Qué hacer: Pídele al propietario de tu negocio que te lo dé en Equipo → «Editar» → «Acciones sensibles». Más en la ayuda «¿Por qué no veo los montos?».
No veo «Por despachar» ni el botón «Despachar».
Por qué: Solo despachan las personas marcadas en «Almacén: quién despacha», y necesitan acceso a Pedidos e Insumos.
Qué hacer: Pídele a quien administra que te marque en Áreas, en «Almacén: quién despacha», y que te dé el acceso en Equipo.
En el menú: Operaciones → Áreas
Mi conteo no coincide con Cuadra.
Por qué: Cuadra no oculta diferencias: las registra en el kardex con su motivo.
Qué hacer: Usa «Ajustar por conteo físico» en el artículo y revisa el kardex para ver de dónde viene la diferencia.
En el menú: Operaciones → Almacén
No veo una pantalla que necesito.
Por qué: Cada persona ve solo lo que su puesto necesita; lo decide quien administra tu negocio.
Qué hacer: Pídele a quien administra que te dé ese acceso en Equipo. El cambio es inmediato y se puede quitar después.
Imprímela
Descargar esta guía en PDF para entregarla o pegarla en el local.